送迎ドライバーが急に休んだ朝、どう回す？ 工場・物流センターの備え方

朝5時、担当者の携帯が鳴ります。「熱が出たので、今日は運転できません」。

通勤送迎を自社で回している会社なら、一度は経験のある朝だと思います。前回、送迎の手間がたまる場所を5つに分けました。その中でいちばん担当者をすり減らすのが、この「急な欠勤の穴埋め」です。

この記事を読み終えると、次のことができるようになります。

• 急な欠勤の朝に何が起きているかを分けて見る
• 欠勤が出た朝の手順を前もって決める（記入用のシートつき）
• 社内で備えるだけでは足りない状態かどうかを見分ける

その朝、何が起きているか

よくある流れはこうです。

1. 連絡を受ける： 担当者の携帯に直接来る。担当者が休みの日でも来る
2. 代わりを探す： 思い当たる人に順に電話する。早朝なので出ない人も多い
3. 見つからない： 担当者が自分で運転するか、便をまとめるかをその場で決める
4. 確認が抜ける： 急いでいるので、点呼やアルコールチェック、車の点検が後回しになりやすい
5. スタッフに伝える： 時間や乗る場所が変わったことを、乗る人全員に知らせる
6. 現場に伝える： 到着が遅れるなら、ラインやセンターの責任者に連絡する

問題は、これを全部1人が、始業前の短い時間に、その場の判断でやっていることです。急いだ運転や確認漏れも起きやすく、安全の面でも危うい状態です。

なぜ毎回この朝になるのか

急な欠勤そのものは、なくせません。毎回あわててしまうのは、たいてい次のどれかが決まっていないからです。

• 誰に頼むか： 代わりの人の名前と連絡先が、担当者の携帯の中にしかない
• どの順で頼むか： 毎回、思いついた人から電話している
• 誰も見つからないとき、誰が決めるか： 便をまとめる、時間をずらす、始業を遅らせる。どれもその場で担当者が抱えている
• いつ分かるか： 前日のうちに分かったはずの欠勤も、当日の朝に知らされている

逆に言えば、この4つを前もって決めておけば、朝にあわてる場面は減らせます。

前もって決めておく5つのこと

1. 欠勤は前日のうちに拾う

前日の夕方に、翌朝のドライバーへ出勤の確認を送ります。「体調が悪い」「家の用事がある」といった欠勤は、前の晩に分かることもあります。前日に分かれば、代わりは日中に探せます。

2. 代わりの名簿と、頼む順番

代わりに運転できる人を、順番をつけて紙1枚にまとめます。

• 名前・連絡先・運転できる車の種類
• 何分つながらなければ次の人へ進むか（例：10分）
• 名簿は担当者の携帯ではなく、誰でも見られる場所に置く

3. その人がその車を運転してよいか

代わりの人や担当者が運転する前に、その車の保険で、その人が運転してよいかを確かめておきます。運転する人を限定した契約になっていることがあるためです。免許の種類（車の大きさ・定員）もあわせて確認します。当日の朝に調べることではありません。

4. 誰も見つからないときの選択肢と、決める人

代わりが見つからないときにとれる手を、先に並べておきます。

• 便をまとめる（2便を1便に）
• 出発の時間をずらす
• タクシーなど、別の手段を手配する
• 現場の始業を遅らせる

そして、どれを選ぶかを誰が決めるかを決めておきます。担当者が1人で抱えないためです。

5. 急いでいても、確認は省かない

代わりのドライバーでも、点呼・アルコールチェック・車の点検は通常どおり行います。早朝に誰が立ち会うのか、立ち会えないときはどうするかも、名簿と一緒に決めておきます。

あわせて、スタッフに送る「時間変更」「乗る場所の変更」の連絡文を、スタッフの母語で定型にしておくと、当日は送るだけで済みます。

朝の手順シート（記入用）

次のシートを埋めて、送迎に関わる人が見られる場所に貼っておいてください。

社内の備えだけでは足りないとき

シートを埋めようとして、次のどれかに当てはまるなら、手順を整えるだけでは解決しません。

• 代わりの名簿に、3人の名前が書けない
• 急な欠勤が月に何度もあり、そのたびに担当者が自分で運転している
• 「誰も見つからないときに決める人」が、結局担当者本人になる

どれも、手順ではなく人の数の問題だからです。この場合は、代わりのドライバーの手配まで含めて、外に任せることを考える段階です。

次回予告

今回も何度か出てきた点呼とアルコールチェック。次回は、白ナンバーの送迎で何が求められているのかを整理します。

株式会社ARTi は、九州・関西・静岡を中心に、企業の通勤送迎を支えるサービスを行っています。

• 送迎の運行管理： ドライバーの手配・配備や日々の運行管理をお引き受けします。
• アルコールチェック・点呼の補助： ビデオ通話で運転者の顔色・声とアルコール検知器の数値、体調を確かめ、記録を残します。御社の安全運転管理者の補助として行うもので、今お使いの検知器のままご利用いただけます。

「シートを埋めてみたら、名簿が埋まらなかった」という段階でも構いません。お気軽にご相談ください。
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