外国人スタッフの送迎、連絡がすれ違うのはなぜ？ 乗り遅れを減らす伝え方

「バス停に来ていなかった」「いつもと違う場所で待っていた」。

外国人スタッフが多い職場の送迎では、こうした行き違いがよく起きます。そのたびに確認の電話が入り、出発が遅れ、現場の始業にも響きます。

これは、スタッフの理解力の問題ではありません。多くの場合、伝え方の仕組みの問題です。

この記事を読み終えると、次のことができるようになります。

• すれ違いの原因を4つに分けて、自社のどこで起きているかを見つける
• 母語の定型文・番号つきの乗車場所・連絡の締め切りなど、伝え方の型を作る
• 社内の工夫だけでは足りない状態かを見分ける

すれ違いが起きる4つの場所

1. 言葉

「6時ごろ」「少し早めに」「いつもの所」。日本語で話す人どうしなら通じる言い方も、母語が違うと受け取り方がばらつきます。時刻や場所をあいまいな言葉で伝えると、すれ違いの元になります。

2. 手段

電話、紙の掲示、口頭、チャット。伝える手段がばらばらだと、「掲示は見ていない」「電話に出られなかった」が起きます。見たかどうかも分かりません。

3. 経路

会社から派遣会社の担当者へ、担当者から現場のリーダーへ、リーダーからスタッフへ。人を経るたびに、時刻や場所が少しずつ変わって伝わることがあります。

4. 場所

「コンビニの前」が近くに2軒ある。工場の門が複数ある。乗る場所の呼び方が人によって違う。場所の名前が1つに決まっていないと、言葉が通じても会えません。

自社のどこで起きているかを確かめる

最近の行き違いを3〜5件思い出し、どれに当たるかを書き出してみてください。

○が多い列から手をつけると、効果が早く出ます。

乗り遅れを減らす、伝え方の型

1. 時刻は数字で、あいまいな言葉を使わない

「6時ごろ」ではなく「6:10発」。「早めに」ではなく「6:05までに」。数字はどの言葉でも同じように読めます。

2. 乗る場所に番号をつけ、写真と地図を用意する

乗る場所を「①北門」「②駅前ロータリー」のように番号で呼び、それぞれの写真と地図の位置を1枚にまとめて配ります。連絡では「乗る場所は②」と番号で伝えます。

3. よく使う連絡は、母語の定型文にする

時間の変更、場所の変更、運休。よく使う連絡は、日本語とスタッフの母語を並べた定型文にしておきます。当日は、日付と時刻と番号を入れ替えて送るだけです。

4. 連絡の手段と経路を1つに決める

連絡はグループチャットなど1つの手段にまとめ、会社から直接、乗る人全員に届くようにします。受け取ったら「OK」と返してもらうと、見ていない人が分かります。

5. 変更の締め切りを決める

「翌日の変更は、前日の17時までに送る」のように締め切りを決めます。夜遅くの連絡は、見られないまま朝になりがちです。

社内の工夫だけでは足りないとき

次のどれかに当てはまるなら、伝え方を整えても限界があります。

• スタッフの母語が3つ以上あり、定型文の用意と確認が追いつかない
• 乗る人や乗る場所の変更がほぼ毎日ある
• 変更の連絡を、担当者が夜や早朝に送っている

この場合は、連絡の窓口ごと外に任せることも考えてみてください。

次回予告

次回は、送迎のルートや段取りを1人だけが知っている状態の危うさと、その引き継ぎ方を取り上げます。

株式会社ARTi は、九州・関西・静岡を中心に、企業の通勤送迎を支えるサービスを行っています。

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ポルトガル語をはじめ、外国人スタッフへの連絡にも対応しています。【要確認：対応できる言語と、連絡の窓口まで引き受けるかの言い方（社長）】

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