送迎の担当者が辞めたらどうなる？ 属人化を防ぐ引き継ぎと体制づくり
送迎の段取りを1人が抱えている会社では、その人が辞めると「ルート」より先に、代わりの手配・点呼と記録・スタッフへの連絡が止まります。止まる前に、担当者の頭の中を一覧にし、2人目が実際に回せる状態をつくっておくことが、総務の体制として必要です。
前回までは、現場の手間や伝え方を見てきました。今回は、それを1人に任せきりにしていることそのものの危うさを取り上げます。
この記事を読み終えると、次のことができるようになります。
- 送迎の担当者1人に何が集まっているかを一覧にする
- その人が抜けたときに止まるもの・法令上困るものを判定する
- 引き継ぎの手順と2人目の育て方を決め、上に説明する
まず全体像：担当者1人に集まっているもの
送迎の段取りを長く回している担当者は、紙に書かれていないことをたくさん知っています。
分類 | 担当者が知っていること（例） | 書き出されているか |
|---|---|---|
ルートと時間 | 便ごとのルート、各乗車場所の時刻、渋滞する曜日 |
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乗る人 | 誰がどの便に乗るか、シフトの変わり方 |
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ドライバー | 代わりを頼める人と順番、それぞれ運転できる車 |
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車と保険 | 車ごとの保険で運転してよい人、点検・車検の時期 |
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点呼と記録 | 早朝・夜に誰が立ち会うか、記録の置き場所 |
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連絡 | スタッフへの連絡手段、母語の定型文、現場の責任者の連絡先 |
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判断 | 誰も見つからないときに、どの手を選んできたか |
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右の欄が空いている行が多いほど、その人が抜けたときに止まるものが多い、ということです。
その人が抜けると、何が起きるか
1. 急な欠勤の朝に、誰も動けない
代わりのドライバーの名簿と頼む順番が担当者の携帯の中にしかないと、欠勤の連絡を受けても次の手が打てません（2本目で紹介した「朝の手順シート」がない状態です）。
2. 点呼・アルコールチェックと記録が途切れる
安全運転管理者を選ぶ必要がある事業所では、運転の前後に酒気帯びの有無を確かめ、記録を1年間保存することになっています（警察庁「安全運転管理者の業務の拡充等」）。担当者が立ち会いや記録を1人で回していた場合、その人がいない日から確認と記録が抜けやすくなります。記録がその人のパソコンや手元のノートにしかなければ、過去の分も探せません。
3. 辞めた人が安全運転管理者だった場合
送迎の担当者が、そのまま安全運転管理者に選ばれていることもあります。その場合は、新しい安全運転管理者を選び、選んだ日から15日以内に都道府県の公安委員会へ届け出る必要があります（警察庁「安全運転管理者制度の概要」）。退職が決まった時点で、後任を誰にするかを決めておく必要があります。
4. スタッフへの連絡が行き違う
連絡の手段や定型文が担当者個人のものになっていると、引き継いだ人からの連絡が届かない、読まれない、ということが起きます。外国人スタッフが多い職場ほど、この影響は大きくなります（前回）。
自社の危うさを判定する
次の5つを、送迎に関わる人と一緒に確かめてください。
# | 確認すること | はい／いいえ |
|---|---|---|
1 | 担当者が1週間休んでも、別の人が送迎を回せる |
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2 | 代わりのドライバーの名簿と頼む順番が、誰でも見られる場所にある |
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3 | 点呼・アルコールチェックの記録が、担当者以外でもすぐ出せる |
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4 | 安全運転管理者が誰で、後任を誰にするかが決まっている |
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5 | スタッフへの連絡が、会社の手段（個人の携帯ではない）から送られている |
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- 「いいえ」が0〜1個： 体制はできています。年に1回、書き出したものを見直してください
- 「いいえ」が2〜3個： 引き継ぎの準備を始める段階です。下の手順で、まず書き出しから
- 「いいえ」が4個以上、または1と4のどちらかが「いいえ」： 担当者が抜けた日から止まるおそれがあります。早めに上と相談してください
上や他部署に説明するときは、この表と、最初の一覧表（書き出されていない行の数）を一緒に出すと伝わります。
引き継ぎの手順：3つの段階
段階1：書き出す（担当者がいるうちに）
最初の一覧表の右の欄を、担当者と一緒に埋めます。ルートは地図と時刻表に、判断のしかたは「こういうときはこうしてきた」という例で残します。完璧に書こうとせず、次の人が質問できる形にするのが目的です。
段階2：2人目が実際に回す
書き出したものを渡すだけでは、引き継ぎは終わりません。
- 2人目が、担当者の横で1週間、次に担当者が見ている前で1週間、実際に段取りを回す
- その間に出た質問と答えを、書き出したものに足していく
- 早朝の点呼・アルコールチェックの立ち会いも、2人目が一度は経験しておく
「1週間」は目安です。便の数やシフトの複雑さで調整してください。
段階3：決まりにして、見直す
- 書き出したものの置き場所と、更新する人を決める
- ルートや乗る人が変わったら、その週のうちに直す
- 年に1回、担当者以外の人が一覧を見て、古くなった行を確かめる
社内だけでは足りないとき
次のどれかに当てはまるなら、引き継ぎの手順を整えても、体制として無理が残ります。
- 2人目の候補が、社内にそもそもいない
- 2人目を決めても、本来の仕事と兼ねるため、早朝・夜の対応ができない
- 担当者の退職日が近く、段階2を回す時間がない
この場合は、送迎の運行管理を外に任せ、社内には安全運転管理者としての判断と確認だけを残す、という分け方も選択肢になります。
次回予告
次回は、送迎にかかる本当の費用を取り上げます。送迎のコスト、車両費だけで見ていませんか。
参考にした資料
株式会社ARTi は、九州・関西・静岡を中心に、企業の通勤送迎を支えるサービスを行っています。
- 送迎の運行管理： ドライバーの手配・配備や日々の運行管理をお引き受けします。
- アルコールチェック・点呼の補助： ビデオ通話で運転者の顔色・声とアルコール検知器の数値、体調を確かめ、記録を残します。御社の安全運転管理者の補助として行うもので、今お使いの検知器のままご利用いただけます。
「担当者の頭の中を一覧にするところから」という段階でも、現状の整理や社内で説明する材料づくりからご相談いただけます。
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