アルコールチェックの記録、紙とExcelのままで大丈夫？ 1年保存で困らない残し方

前回、アルコールチェックで記録する8項目を紹介しました。今回は、それをどう残すかの話です。

紙のノート、Excel、スマートフォンのアプリ。どれを使っても構いません。大事なのは、道具よりも抜けずに残り、あとから出せるかどうかです。

この記事を読み終えると、次のことができるようになります。

• 今の残し方が3つの条件を満たしているかを点検する
• 紙・Excel・アプリの向き不向きを知り、自社に合うものを選ぶ
• どの道具でも使える抜けを防ぐルールを決める

記録に求められる3つの条件

①と②は警察庁の資料で示されているものです。③は決まりではありませんが、①②を満たしていても、探し出せなければ意味がありません。

あわせて、点呼では日常点検をしたかと、病気・疲れ・寝不足などで安全に運転できないおそれがないかも確かめます。記録表にこの2つの欄も入れておくと、確認の漏れを防げます。

紙・Excel・アプリの向き不向き

• 紙： 今日から始められます。ただ、書き忘れや読めない字があっても、その場では気づきにくい。1年分が何冊にもなると、探すのに時間がかかります
• Excel： 検索や並べ替えができ、探しやすくなります。一方で、早朝に事務所のパソコンの前で入力する運用は続きにくく、あとからまとめて入力すると、確認した時刻と記録がずれやすくなります
• アプリ： その場でスマートフォンから入力でき、必須の項目を空欄のままにできない作りにもできます。直行直帰の確認とも相性が良い反面、費用と、運転者が使い方を覚える手間がかかります

どれが正解ということはありません。便の数・拠点の数・早朝や直行直帰の多さで選びます。

どの道具でも効く、抜けを防ぐ5つのルール

1. 確認したその場で書く。 あとでまとめて書くと、時刻や数値があいまいになります
2. 1回の確認を1行にする。 8項目と点呼の2項目を1行に並べ、空欄があれば目で見て分かるようにします
3. 検知器の数値も残す。 「なし」だけでなく、表示された数値や、検知器を使ったかどうかも書いておくと、あとで確かめやすくなります
4. 週に1回、誰かが抜けを見る。 書く人とは別の人が、空欄や書き忘れを確かめます
5. 置き場所と保存期限を決める。 どこに、いつまで置くかを決め、1年たつ前に捨てたり上書きしたりしないようにします

道具を替えたほうがいい目安

次のどれかに当てはまるなら、今の残し方では無理が出ています。

• 週1回の点検で、毎回どこかに抜けが見つかる
• 早朝・夜・直行直帰の確認が多く、事務所で記入できない
• 拠点や便が増え、記録が何か所にも分かれている

外に任せる場合の注意

前回のとおり、確認と記録は委託先（補助者）に任せることができます。その場合も、記録をどこに残し、安全運転管理者がいつでも見られるかを最初に決めておいてください。委託先の手元にしか記録がない状態は避けます。

次回予告

次回は、外国人スタッフの多い職場でよく起きる「送迎の連絡がすれ違う」問題を取り上げます。

参考にした資料

• 警察庁「酒気帯び確認等に関する Q&A」
• 警察庁「安全運転管理者の業務の拡充等」

株式会社ARTi は、九州・関西・静岡を中心に、企業の通勤送迎を支えるサービスを行っています。

• アルコールチェック・点呼の補助： ビデオ通話で運転者の顔色・声とアルコール検知器の数値、体調を確かめ、記録を残します。御社の安全運転管理者の補助として行うもので、今お使いの検知器のままご利用いただけます。
• 送迎の運行管理： ドライバーの手配・配備や日々の運行管理をお引き受けします。

「今の記録の残し方で足りているか見てほしい」という段階からご相談いただけます。
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